PLAN BÁSICO LEGAL Módulo 3

OBJETIVO

Crear directrices para tener bases legales con enfoque preventivo logrando así un compromiso gerencial para actividades de Salud Ocupacional.

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Lineamientos generales establecidos por la dirección de la empresa que permiten orientar el curso de acción para determinar las características y alcances del programa de salud ocupacional.

Como punto de partida del Programa, las directivas de toda compañía se deben pronunciar formalmente, a través de una política reflejando su interés por un trabajo realizado en forma segura y su compromiso hacia la Salud Ocupacional.

La política contempla entre otros puntos los siguientes:

• Cumplimiento de todas las normas legales vigentes sobre Seguridad y salud en el trabajo.
• Protección del nivel de bienestar del trabajador (físico, mental y social) disminuyendo consecuencias ATEP.
• Preservar buenas condiciones, logrando la optimización de recursos.
• Responsabilizar todos los niveles de Dirección logrando así proveer un ambiente sano y seguro de trabajo, por medio de equipos, procedimientos y programas adecuados.

• Responsabilizar a los trabajadores para velar por su seguridad, la del personal bajo su cargo y de la empresa.
• Incorporar controles de riesgo en cada una de las tareas que ejecuta la empresa.

La política será publicada y difundida a todo el personal, para obtener así su cooperación y participación, siguiendo el ejemplo manifestado y demostrado por la alta gerencia.

La circular 001 de 1998 de dicha Dirección, escribe lo siguiente: “El empleador en compañía de la Administradora de Riesgos Profesionales a la cual se encuentre afiliado, deberá garantizar que todos sus trabajadores reciban mediante cualquier mecanismo de comunicación, ya sea escrito o audiovisual como mínimo la siguiente información: Política de salud ocupacional de la empresa en la cual trabaja el afiliado, firmada o presentada por el Gerente General, presidente de la empresa o por el representante legal…”.

En muchas empresas la política se ha quedado en el papel con apuntes claros de “publíquese y cúmplase”. Pero siendo objetivos con la realidad la política por sí misma no impulsa los procesos de salud y seguridad, tampoco el “compromiso”..

De acuerdo con las Normas Técnicas Colombianas OHSAS 18001, la política de seguridad y salud ocupacional debe:

• Ser apropiada a la escala y naturaleza de los riesgos ocupacionales.
• Incluir un compromiso con la mejora continua.
• Incluir un compromiso con el cumplimiento de la legislación aplicable.
• Estar documentada, implementada y mantenida en el tiempo.
• Ser comunicada a todo el personal.
• Estar disponible a las partes interesadas.
• Ser revisada periódicamente.

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

INTRODUCCIÓN

Todas las Empresas del territorio nacional deben contar con un reglamento de Higiene y seguridad Industrial, el cual deben presentar ante las autoridades que lo requieran como requisito legal ante la obtención de licencia de funcionamiento y/o otros tramites.

La LEY 962 DE 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, contempla en Artículo 55. “Supresión de la revisión y aprobación del Reglamento de Higiene, y Seguridad por el Ministerio de la Protección Social”.

Por lo cual el artículo 349 del Código Sustantivo del Trabajo, quedará así: "Los empleadores que tengan a su servicio diez (10) o más trabajadores permanentes deben elaborar un reglamento especial de higiene y seguridad, a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes a la iniciación de labores, si se trata de un nuevo establecimiento. El Ministerio de la Protección Social vigilará el cumplimiento de esta disposición."

OBJETIVO

• El presente documento pretende dar herramientas a las empresas afiliadas a ARL COLPATRIA, para que puedan manejar el procedimiento de elaboración del REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL.

• A continuación se presenta el formato guía para la elaboración del reglamento de higiene y seguridad industrial, el cual debe estar disponible en las empresas en el momento que sea requerido por los organismos competentes y de acuerdo a ley de ANTITRAMITES desde Julio de 2005 no requiere trámite de radicación ante el Ministerio de la Protección Social.

GUÍA

El reglamento debe ser elaborado en original y copia con la firma autógrafa del Representante Legal y su respectivo sello. Si la empresa dispone de un servicio médico superior a la EPS debe indicarlo en el reglamento. 

Una vez aprobado debe permanecer publicado en por lo menos dos lugares visibles de los locales de trabajo y cuyos contenidos debe darse a conocer a todos los trabajadores en el momento de su ingreso. El reglamento de Higiene y Seguridad Industrial debe ser elaborado en original y dos copias con la firma autógrafa del Representante Legal.

COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL (COPASO) O VIGÍA OCUPACIONAL

¿Qué es?

Conocido con la sigla “COPASO”, es el organismo que se encarga de la promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de la empresa y en el marco legal proporcionado por el decreto 614 de marzo de 1984, es decir, que es una estructura pensada para garantizar que los riesgos de enfermedad y accidentes derivados del trabajo se reduzcan al mínimo.

¿PORQUÉ SE LLAMA PARITARIO ESTE COMITÉ?

Porque esta conformado por igual número de personas en representación de la administración y de los trabajadores, “PARITARIO” se refiere a “paridad”, “igualdad”, “equidad”.

Es por esto que se le hadado este nombre.

¿QUIÉNES PUEDEN PERTENECER A ESTE COMITÉ?

Lo primero que debe saber es que todo los trabajadores tienen derecho y el deber de participar activamente en los “COPASO”.

OBJETIVO DEL COMITÉ

El objetivo central de su pertenencia al comité, es generar un compromiso y sentido de solidaridad en la empresa, ayudando a identificar y solucionar las condiciones de trabajo que representan riesgos para todos, así mismo representa uno de los tantos canales de comunicación que deben existir entre empleados y empleadores, en esa medida son por sobre todo espacios de socialización.

¿CÓMO SE ELIGE A SUS MIEMBROS?

La ley establece que todas las empresas deben conformar su propio comité Paritario de Salud Ocupacional, sin embargo si la empresa tiene menos de 10 trabajadores, debe elegirse a una sola persona llamada.

"VIGÍA OCUPACIONAL"

Los representantes de la administración son elegidos directamente por la Gerencia y los representantes de los trabajadores son elegidos por votación libre.

Cada dos años se elige el Comité Paritario de Salud Ocupacional y los miembros que hacen parte de él, puede ser reelegidos. El número de trabajadores que puedan pertenecer al COPASO, depende del número de trabajadores de la empresa así:

Para las empresas con menos de diez trabajadores deben tener un “VIGIA OCUPACIONAL”, quien cumplirá las mismas funciones del Comité Paritario.

El comité debe tener un presidente que será asignado por el empleador, escogiéndolo entre los representantes que el nombra, el comité en pleno elegirá al secretario del grupo.

¿CÓMO ELEGIR A LOS REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES?

• Comunicado de la Gerencia para motivar a los trabajadores.
• Convocatoria para inscripción de candidatos “Inscripción”
• Publicación de candidatos .
• Votación por parte de todos los trabajadores

           - Acta de apertura

           - Registro de votantes

           - Acta de cierre

• Conteo de votos
• Primera reunión (ACTA 001)

          ACTA DE COPASO

FUNCIONES DEL COMITÉ DE COPASO

• Investigación: Incidentes y accidentes laborales
• Capacitación: Participar en las actividades de capacitación en Seguridad y salud en el trabajo
• Inspecciones: a las instalaciones locativas, maquinarias, equipos herramientas entre otros 
• Vigilancia: sobre el cumplimiento, por parte de empleadores y trabajadores en el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.

CARACTERÍSTICAS DE LOS COMITÉS

• Participar en el desarrollo del sistema de gestión y seguridad en el trabajo.
• Actitud de cooperación y solidaridad en el trabajo.
• Tiene un plan de trabajo y lo ejecutan.
• Son voceros de las inquietudes de los trabajadores respecto a la seguridad y salud en el trabajo.
• En las reuniones expresan con claridad y objetividad los problemas y las propuestas de solución.
• Son perseverantes si no logran de inmediato las metas.
• El comité paritario es un vocero y canalizador de las inquietudes de los trabajadores en lo relacionado en seguridad y higiene industrial.

• No es una organización encargada de asuntos disciplinarios y contractuales de personas, ni un departamento de quejas y reglamos.

• Deba mantener intercambio de información y cooperación con las dependencias de mantenimiento y reparación, pero no se debe confundir con estas.

• El comité paritario es parte del sistema de gestión y seguridad en el trabajo de la empresa, debe cooperar con este y vigilar que se cumpla pero no es el responsable ni ejecutor del SG-SST.

REUNIONES DEL COMITÉ

• Las reuniones deben efectuarse una vez al mes o cuando se presenten incidentes o accidentes, situaciones de emergencia.

• O cuando el cronograma así lo indique.
• Es deber de cada miembro asistir puntualmente.
• Hacer las recomendaciones necesarias.
• Intervenir en las investigaciones o inspecciones en que se requiera la presencia.
• Según el decreto 1295/ 1994 el comité deberá destinar 4 horas semanales tiempo que será destinado por el empleador para las actividades programadas en la reunión.

¿la reunión es efectiva cuándo?

• Se logra cada uno de los objetivos.
• Se tratan todos los puntos planeados.
• El tiempo empleado es el adecuado de los temas a tratar.
• Hay organización previa ala reunión y todos los integrantes se comprometen a seguir unas normas o pasos para evitar fallas.

• Se definen las responsabilidades y tiempos de ejecución de las tareas propuestas.
• Se evitan interrupciones internas y externas.
• Terminar las reuniones a tiempo y en su totalidad.

¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DEL EMPLEADOR?

• Proporcionar la elección de los representante de los Trabajadores.
• Designar sus representantes al comité.
• Designar al presidente del comité.
• Proporcionar los medios necesarios para el normal desempeño de los funciones del comité.
• Estudiar las recomendaciones emanadas del comité y determinar la adopción de medidas e informar las decisiones tomadas al respecto.

¿CUÁLES SON LAS OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADOS?

• Elegir libremente sus representantes al comité.
• Informar al comité sobre la situaciones de riesgo que se presenten y manifestar sus sugerencias.
• Cumplir con las normas del Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

¿CUÁLES SON LAS OBLIGACIONES DEL PRESIDENTE?

• Presidir y orientar las reuniones de forma dinámica y eficaz.
• Determinar el sitio de reunión.
• Notificar por escrito la convocatoria de la reunión.
• Tramitar ante la administración de la empresa las recomendaciones aprobadas en el comité.

• Coordinar lo necesario para la buena marcha del comité e informar a los trabajadores de la empresa acerca de las actividades del mismo.

Verificar la asistencia de los miembros del comité a las reuniones programadas.

Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a discusión y aprobación.

Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el comité y suministrar la información que requiera el empleador y los trabajadores.

SEGUIMIENTO

• Se realiza mediante las actas de reunión.
• Recordar las conclusiones.
• Constancia y seguimiento de las actividades.
• Se debe evaluar el desempeño de los miembros del grupo y la reunión.

COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

¿Qué es?

Mediante la Resolución 652 del 30 de abril de 2012, expedida por el Ministerio del Trabajo, se establece la conformación del comité de convivencia laboral en entidades públicas y empresas privadas, como una medida preventiva de acoso laboral que contribuye a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo.

FORMA DE SELECCIÓN

• Empleador: Sus representantes los designa directamente.
• Trabajadores: Mediante votación secreta que represente la expresión libre, espontánea y autentica de todos los trabajadores y mediante escrutinio público.

• Procedimiento: Debe ser adoptado por la empresa y se debe incluir en la respectiva convocatoria de elección.
• Periodo: 2 años a partir de la conformación del mismo, que se contarán desde la fecha de la comunicación o elección.

CÓMO SE CONFORMA EL COMITÉ

Estará compuesto por un número igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus respectivos suplentes. De la siguiente manera:

CUÁLES SON LOS REQUISITOS QUE DEBEN TENER LOS INTEGRANTES

• Respeto
• Tolerancia
• Confidencialidad
• Ética
• Habilidades de comunicación
• Imparcialidad
• Serenidad
• Reserva en el manejo  de la información
• Asetividad Liderazgo
• Solución de conflictos

IMPEDIMENTOS

No podrá constituirse con servidores públicos o trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral en los últimos 6 meses anteriores a su conformación.

REUNIONES

Se reunirá ordinariamente cada tres meses y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrán ser convocados por cualquiera de sus integrantes.

FUNCIONES

• Quejas: recibir y darles trámites.
• Analizar: las quejas presentadas
• Escuchar: a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos.
• Espacio de dialogo: crearlos para promover compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias
• Planes de mejora: formular un plan concertado entre las partes.
• Seguimiento: a las recomendaciones dadas por el comité de convivencia.
• Comunicar: a la alta dirección en aquellos casos que no se logre un acuerdo o no se cumplan las recomendaciones.

• Informes: elaborarlos trimestralmente. Estadísticas de quejas y reclamos. Elaborar el informe anual de resultados de gestión del comité.

• Sugerir: a la alta dirección medidas preventivas y correctivas.

RESPONSABILIDADES EMPLEADOR

• Desarrollar medidas preventivas y correctivas de acoso laboral.
• Promover un excelente ambiente de convivencia laboral.
• Fomentar relaciones positivas entre los trabajadores de la empresa.
• Respaldar la dignidad e integridad de las personas en el trabajo.
• Recursos. Se debe garantizar un espacio físico para las reuniones y demás actividades del Comité, así como para su manejo reservado de la documentación.

"Si no se conoce la causa de los fenómenos, las cosas se manifiestan secretas, oscuras y discutibles, pero todo se clarifica cuando las causas se hacen evidentes".

Luis Pasteur